Pączki z dotacji oświatowej? Jak tłusty czwartek może skończyć się kontrolą

Wyobraź sobie taką sytuację: przychodzi kontrola do szkoły w Szczecinie i znajduje fakturę na pączki. 220 złotych. Tłusty czwartek, tradycja, dzieci się cieszą. A kontrolerzy? Kontrolerzy mówią: „wydatek niekwalifikowany”. Brzmi absurdalnie? Może i tak, ale to prawdziwa historia, która pokazuje jak łatwo można wpaść w pułapkę przy rozliczaniu dotacji oświatowej.

Kiedy pączek staje się problemem prawnym

W Kancelarii Prawa Oświatowej często słyszymy od dyrektorów: „przecież to dla dzieci było!”. I rozumiemy tę logikę. Naprawdę rozumiemy. Ale prawo oświatowe ma swoje zasady, czasem bezlitosne w swojej precyzji.

Sprawa ze Szczecina to klasyk gatunku. Prezes Zarządu szkoły włączył do rozliczenia dotacji za 2015 rok fakturę VAT nr 18/2015 z 12 lutego na kwotę 220 zł. Co było na fakturze? Pączki. Uzasadnienie? „W związku z tradycja jaką jest Tłusty czwartek zawsze organizujemy zabawy dla dzieci z tradycyjnym poczęstunkiem.”

Pięknie, prawda? Tylko że kontrola spojrzała na to inaczej.

Co mówi prawo o dotacjach oświatowych?

Art. 90 ust. 3d ustawy o systemie oświaty (obowiązujący w 2015 roku) był jasny jak słońce: dotacja powinna być przeznaczona na dofinansowanie realizacji zadań szkoły, przedszkola, innej formy wychowania przedszkolnego lub placówki w zakresie kształcenia, wychowania i opieki, w tym profilaktyki społecznej.

Kontrolerzy stwierdzili stanowczo: „Wydatków związanych z zakupem pączków nie można zaliczyć do związanych z ww. celami”. Kropka. Koniec dyskusji. 220 złotych do zwrotu.

Ale zaraz, zaraz… Czy organizowanie tradycyjnych świąt w szkole to nie jest element wychowania? Czy poznawanie polskich tradycji to nie kształcenie? Tu zaczynają się schody.

Gdzie leży granica między tradycją a prawem?

W naszej kancelarii nieraz zastanawialiśmy się nad tym dylematem. Z jednej strony mamy literę prawa – dotacja oświatowa to nie jest fundusz na przyjemności. Z drugiej strony… no właśnie, z drugiej strony mamy zdrowy rozsądek i praktykę wychowawczą.

Pewien dyrektor powiedział nam kiedyś: „Jak mam uczyć dzieci tradycji bez tradycyjnych elementów?”. I tu jest pies pogrzebany. Kontrolerzy patrzą na faktury, a nie na kontekst pedagogiczny.

Jak bronić wydatków na wydarzenia szkolne?

Swoją drogą, można było tę sprawę rozegrać inaczej. W Kancelarii Prawa Oświatowego zawsze doradzamy: dokumentacja to podstawa. Gdyby szkoła miała:

• Program wychowawczy z zapisem o kultywowaniu tradycji narodowych
• Scenariusz zajęć edukacyjnych związanych z Tłustym czwartkiem
• Dokumentację fotograficzną z opisem działań edukacyjnych

…sprawa mogłaby wyglądać zupełnie inaczej. Bo wtedy pączki to nie pączki, tylko „materiały dydaktyczne do realizacji programu wychowawczego”. Brzmi sztucznie? Może trochę, ale w świecie dotacji oświatowych takie rozróżnienia mają znaczenie.

Czego uczy nas historia pączków ze Szczecina?

Po pierwsze – każdy wydatek z dotacji musi mieć jasne uzasadnienie merytoryczne. „Bo tradycja” to za mało. „Realizacja programu wychowawczego w zakresie edukacji kulturowej” – to już coś.

Po drugie – dokumentuj wszystko. Nie tylko faktury, ale też cel pedagogiczny wydatku. W naszej praktyce widzieliśmy szkoły, które przegrywały kontrole przez brak jednego dokumentu.

Po trzecie – niektóre wydatki lepiej pokryć z innych źródeł. Rada rodziców, sponsorzy, darowizny – opcji jest sporo. Dotacja oświatowa to nie jedyne źródło finansowania życia szkoły.

Jak uniknąć podobnych problemów?

Zastanawiasz się pewnie, co zrobić żeby nie wpaść w podobne tarapaty? Oto kilka rad z naszego doświadczenia:

Planuj z wyprzedzeniem. Jeśli chcesz organizować wydarzenia tradycyjne, wpisz je do planu pracy szkoły z odpowiednim uzasadnieniem pedagogicznym.

Konsultuj wątpliwe wydatki. Lepiej zapytać prawnika przed wydatkiem niż tłumaczyć się kontroli po fakcie. (Przyznam, brzmi jak reklama naszych usług, ale naprawdę tak jest bezpieczniej).

Twórz papierowy ślad. Każde wydarzenie szkolne powinno mieć swoją dokumentację – od planu przez realizację po ewaluację.

Szukaj alternatywnych źródeł finansowania. Dotacja oświatowa to nie jedyne pieniądze w szkole. Czasem lepiej poprosić rodziców o wsparcie niż ryzykować problemy z kontrolą.

Co robić gdy kontrola zakwestionuje wydatek?

Jeśli już się stało i kontrola zakwestionowała twój wydatek, nie panikuj. W Kancelarii Prawa Oświatowego widzieliśmy różne przypadki i wiemy, że zawsze jest jakaś droga.

Możesz próbować udowodnić związek wydatku z zadaniami szkoły. Możesz negocjować z organem kontrolującym. Możesz w końcu – choć to ostateczność – zaskarżyć decyzję do sądu administracyjnego.

Pamiętaj jednak, że lepiej zapobiegać niż leczyć. 220 złotych to może niewielka kwota, ale stres związany z kontrolą i koniecznością zwrotu dotacji – bezcenny. W negatywnym sensie oczywiście.

Podsumowanie: między tradycją a biurokracją

Historia pączków ze Szczecina to nie jest odosobniony przypadek. W naszej praktyce spotykamy się z podobnymi dylematami regularnie. Wigilie klasowe, Dzień Dziecka, wycieczki integracyjne – każde z tych wydarzeń może stać się polem minowym przy rozliczaniu dotacji.

Kluczem jest zrozumienie, że w świecie dotacji oświatowych liczy się nie tylko to, co robimy, ale też jak to dokumentujemy i uzasadniamy. Tłusty czwartek w szkole to świetny pomysł. Ale musi być odpowiednio „opakowany” w język przepisów oświatowych.

I ostatnia refleksja – może warto czasem zastanowić się, czy wszystko musimy finansować z dotacji? Może niektóre tradycje warto zachować poza oficjalnym systemem finansowania? Bo czasem pączek to tylko pączek. A czasem to wydatek niekwalifikowany. Zależy z której strony patrzeć.

Disclaimer: Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W Kancelarii Prawa Oświatowego wiemy, że każda sprawa jest indywidualna, dlatego zapraszamy do kontaktu.

Zapraszamy do Kancelarii Prawa Oświatowego:
Kancelaria Prawa Oświatowego
ul. Mickiewicza 18a/3, 60-834 Poznań
e-mail: kancelaria@prawnikoswiatowy.pl