Zatrudnienie obywatela Ukrainy a konieczność tłumaczenia dokumentacji kadrowej
Obecna sytuacja na Ukrainie w znaczny sposób wpłynęła na Nasz rynek pracy. Polscy pracodawcy zawsze chętnie zatrudniali obywateli z Ukrainy, jednak wiązało się to z dość skomplikowana procedurą.
Uchwalenie specustawy dot. pomocy obywatelom Ukrainy z dnia 12 marca 2022 roku znacznie ułatwił zatrudnianie obywateli Ukrainy.
Przed wprowadzeniem przepisów szczególnych, do zatrudnienia obcokrajowca niepochodzącego z Unii Europejskiej konieczne było uzyskanie odpowiedniego pozwolenia na pracę u danego przedsiębiorcy.
Obecna sytuacja dokonała znacznego uproszczenia w tym zakresie, bowiem obywatele Ukrainy uciekający przed wojną, którzy przekroczyli granicę z Polską po dacie 24 lutego 2022 roku mogą przebywać w Polsce legalnie, w tym być zatrudnianymi na takich samych zasadach jak obywatele Polski.
Pamiętać jednak należy, że zatrudnienie obywatela Ukrainy powoduje po stronie pracodawcy konieczność dostosowania dokumentacji pozwalającej na nawiązanie z pracownikiem stosunku pracy.
Obecnie, stosownie do przepisów ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy pracodawca zobowiązany jest do zawarcia z cudzoziemcem, w tym także obywatelem Ukrainy umowy o pracę w formie pisemnej, a przed jej podpisaniem przedstawienia tłumaczenia na język zrozumiały dla cudzoziemca. Nie oznacza to jednak, że musi to być język ojczysty. Zatem, umowa zawierana z cudzoziemcem powinna zostać sporządzona w dwóch językach – polskim oraz języku zrozumiałym dla przyszłego pracownika.
Dodatkowo, pracodawca musi pamiętać, że zatrudniając cudzoziemca ma on wobec niego te same obowiązki co wobec polskiego pracownika.
Chodzi tutaj również o konieczność przeszkolenia zagranicznego pracownika w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Szkolenie BHP dla pracowników – cudzoziemców musi być zorganizowane w języku dla nich zrozumiałym np. ukraińskim czy angielskim.
Wprawdzie nie ma przepisów, które regulują kwestię tego, w jakim języku powinny być prowadzone szkolenia BHP, niemniej takie szkolenia muszą kończyć się sprawdzianem wiedzy i potwierdzeniem przez pracownika zapoznania się i zrozumienia zasad BHP, co oznacza, że te zasady muszą być dla niego zrozumiałe.
Brak jest wprawdzie przepisów zobowiązujących pracodawców do tłumaczenia dokumentów wewnętrznych jak regulaminy, wewnętrzne druki firmowe, niemniej pamiętać należy, że dokumenty te muszą być sporządzone w języku zrozumiałym dla pracownika.
Przepisy przywołanej wyżej specustawy nie przewidują także sposobu w jaki należy tłumaczyć dokumentację pracownika pochodzącego z Ukrainy. Wprawdzie ułatwiają znacznie sposób zatrudniania pracownika spoza UE, niemniej nie określają zasad związanych z dalszą procedurą zatrudnienia pracownika.
Wydaje się, mimo braku takiego obowiązku, że aby zabezpieczyć interesy pracodawców na przyszłość, przy ewentualnych roszczeniach pracowników w przyszłości, należałby przetłumaczyć przedmiotowe dokumentny. Ochroni to pracodawców przed ewentualnym zarzutem nierozumienia panujących w zakładzie procedur lub zasad.