W jakim terminie i z jaką częstotliwością powinna być przeprowadzana inwentaryzacja w szkole?

Szkoły, podobnie, jak inne placówki oświatowe są zobowiązane przeprowadzać inwentaryzację, co wynika z treści art. 26 ust 1 ustawy o rachunkowości. Ustawa ta wskazuje jednak na różne terminy przeprowadzania takiej inwentaryzacji w zależności od rodzaju miejsca, w którym ma być przeprowadzona i sposobu jego zabezpieczenia. W związku z tym, że szkoły korzystają z różnych sposób zabezpieczeń – niekiedy są tylko zamykane na klucz, niekiedy korzystają z monitoringu i systemu ochrony to w praktyce wątpliwości budzi to w jakim terminie i z jaką częstotliwością mają obowiązek inwentaryzację taką przeprowadzać. Radcowie prawni i adwokaci z naszej kancelarii w swojej praktyce zawodowej spotkali się z pytaniem, w jakim terminie i z jaką częstotliwością powinna przeprowadzać inwentaryzację szkoła zamykana na klucz w której jest monitoring.

Przepis art. 26 ustawy o rachunkowości wprowadza ogólną zasadę, że inwentaryzacja powinna być przeprowadzana raz w roku na koniec roku obrotowego, przy czym termin ten uważa się za dotrzymany, jeżeli została ona rozpoczęta nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończona 15 dnia następnego roku obrotowego. Od tej zasady przewidziane są jednak wyjątki. W przypadku  zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową inwentaryzację można przeprowadzać raz w ciągu 2 lat, w przypadku nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – raz w ciągu 4 lat; zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki – raz w roku; zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną – raz w roku.

Jeżeli więc w szkole zamontowany jest monitoring i jest zamykana na klucz wątpliwości może budzić to, czy można ją uznać za miejsce strzeżone i w konsekwencji czy wystarczające będzie przeprowadzenie inwentaryzacji jedynie raz na cztery lata.

Inwentaryzacja w takiej szkole powinna być jednak przeprowadzana raz w roku, na ostatni dzień każdego roku obrotowego, a więc zgodnie z ogólną zasadą.

Szkoła taka nie może być uznana za składowisko strzeżone, a więc dopuszczalność przeprowadzania inwentaryzacji raz na dwa lata nie wchodzi w grę. Wprawdzie ustawa o rachunkowości nie zawiera definicji legalnej składowiska strzeżonego, jednak pojęcie to zostało wyjaśnione w uchwale nr 5/2016 Komitetu Standardów Rachunkowości z dnia 26 kwietnia 2016r. w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów – w § 2 pkt 8 lit o. Przez pojęcie to należy rozumieć: dozorowane w sposób ciągły, zamknięte (zabezpieczone) miejsce przechowywania (składowania, magazynowania) zapasów, do którego nie mają dostępu osoby nieuprawnione (postronne). Szkoła nie jest ani miejscem przechowywania zapasów, gdyż pełni inne funkcje, ani miejscem zamkniętym, do którego nie mają dostępu osoby postronne, gdyż osoby wchodzące na jej teren nie są legitymowane – mogą więc wchodzić do niej osoby postronne. Sam fakt, że szkoła jest zamykana na klucz po lekcjach nie ma znaczenia, gdyż nie jest ona zamknięta w sposób ciągły, co jest wymagane w tym przypadku.

Szkoły nie sposób również uznać za teren strzeżony, a więc nie jest możliwe przeprowadzanie w niej inwentaryzacji raz na cztery lata. Podobnie, jak w przypadku składowiska strzeżonego ustawa o rachunkowości nie zawiera definicji terenu strzeżonego, nie jest ona też zawarta w uchwale Komitetu Standardów Rachunkowości tak jak definicja składowiska strzeżonego. Jednak analogicznie w praktyce uznaje się, że tak jak w przypadku składowiska powinno to być miejsce dozorowane w sposób ciągły, do którego nie mają dostępu osoby postronne. Poprzez dozorowanie można rozumieć między innymi takie sposoby zabezpieczenia jak odpowiednie ogrodzenie, zamknięcie uniemożliwiające dostęp z zewnątrz, system alarmowy lub monitoring, stały dozór zapewniany przez pracowników jednostki lub wyspecjalizowaną firmę zajmującą się ochroną mienia. Szkoła nie będzie więc uznana za teren strzeżony albowiem pomimo tego, że posiada monitoring nie jest stale zamknięta a osoby postronne mogą wejść do środka bez kontroli.

W konsekwencji więc zalecane jest przeprowadzanie inwentaryzacji raz w roku na koniec roku obrotowego zgodnie z ogólną zasadą.